Pensioenbeheer is feitelijk het financieel en administratief beheersbaar houden van groepspensioenregelingen voor gewone werknemers aan de hand van een jaarlijkse premiecontrole. Immers, nagenoeg alles wat er gebeurt binnen een groepspensioenregeling wordt uitgedrukt in een premie of een koopsom. Een juiste premie of koopsom betekent dan in elk geval dat de pensioenovereenkomst financieel (en daardoor veelal administratief) correct wordt uitgevoerd.

Waarom moet juist een accountant aan pensioenbeheer doen?

Er zijn enkele redenen waarom juist accountants- en administratiekantoren structureel aan pensioenbeheer zouden moeten doen. Immers, werkgevers (maar ook een groot deel van de tussenpersonen) zijn hier niet toe in staat. Verzekeraars en fondsen voeren de regeling(en) uitsluitend uit. Zij zijn daardoor juist de partij waarvan het werk gecontroleerd moet worden.

Aanpak pensioenbeheer

Pensioenbeheer begint met een compleet dossier. Met name het verzamelen van alle relevante gegevens en het in kaart brengen van het eerste jaar zal doorgaans veel tijd en aandacht vragen. Wordt dit echter zorgvuldig gedaan, dan is de controle van de premie in de jaren daarna lang niet meer zo arbeidsintensief. De kosten van de dossieropbouw kunnen dan snel worden terugverdiend.

Welke gegevens zijn dan relevant?

Naast de exacte inhoud van de pensioenovereenkomst(en) en de persoonlijke gegevens van de medewerkers en -sters moet u inzicht te hebben in de wijze waarop de regeling(en) verzekeringtechnisch zijn ingericht en welke kostenstructuren zijn ingebouwd. De meeste van deze gegevens zijn te vinden in de uitvoeringsovereenkomst (en de bijlagen). Voor het overige moeten zij worden opgevraagd bij de verzekeraar.

Zodra het dossier compleet is, kan een premiecontrole worden uitgevoerd. Zoals gezegd, nagenoeg alles wat zich afspeelt in een groepspensioenregeling drukt zich uit in een premie of een koopsom. Een juiste premie of koopsom betekent dan in elk geval dat de pensioenovereenkomst financieel (en daardoor veelal administratief) correct wordt uitgevoerd. Premiecontrole is daarmee de kern van pensioenbeheer. Geconstateerde premiefouten kunnen vervolgens in overleg met de uitvoerder worden hersteld.

Wat kan ik verder dan nog als accountant?

Cliënten zullen u met enige regelmaat vragen stellen over de pensioenregeling voor hun medewerkers. Daar zullen soms vragen bij zitten die u moeilijk kunt beantwoorden, omdat u niet of onvoldoende in de materie of het dossier zit. Om die reden is het zaak de regeling financieel snel en scherp in kaart te brengen voor een premiecontrole. Daarna is het relatief eenvoudig om de volgende zaken door te rekenen (het voorwerk is immers al gedaan):

• welke kosten brengt de verzekeraar nu precies in rekening?;
• is een ander product of een andere verzekeraar meer concurrerend?;
• is er sprake van een woekerpensioen[1]?;
• is een ander pensioensysteem wellicht aantrekkelijker voor het bedrijf?;
• hoe ontwikkelen de pensioenpremies zich bij een bepaalde loonontwikkeling en/of uitbreiding of krimp van het deelnemersbestand?

Het is moeilijk, zo niet onmogelijk, om dergelijke vragen concreet te beantwoorden indien de regeling financieel niet in kaart is gebracht. Natuurlijk kunnen al deze vragen worden beantwoord door de regeling(en) alsnog in kaart te brengen, maar voor de beantwoording van een enkele vraag van een cliënt is dit wel een (te) kostbare aangelegenheid.

Is de financiële regeling helder, dan zal de informatiestroom naar de werknemers veelal ook minder fouten bevatten. Maar ook de vraag van een cliënt of een voorziening moet worden gevormd op basis van RJ 271 paragraaf 3 laat zich dan veel sneller en cijfermatig sterk onderbouwd beantwoorden.

Controletechniek

De vraag is hoe je het slimst te werk gaat om de premies te controleren. Bij een relatief kleine werknemerspopulatie is het gebruikelijk om alle premies te controleren, bij een grotere populatie ligt een steekproef meer voor de hand. Dit kan een aselecte steekproef zijn, maar ook een steekproef die een afspiegeling vormt van het totale deelnemersbestand. Nadeel van deze laatste methode zijn natuurlijk de stappen die gezet moeten worden indien onjuistheden aan het licht komen. Misschien moet er dan alsnog controle van het gehele bestand plaatsvinden of uitsluitend controle van een specifiek geselecteerde groep. Het is raadzaam om hierover vooraf heldere keuzes en afspraken te maken en deze te documenteren.

Punten van aandacht

Afhankelijk van eventuele vervolgvraagstukken moet u zich als accountant afvragen wie welke werkzaamheden voor zijn rekening neemt en wat de belangrijkste aandachtsgebieden zijn. Ik ga onderstaand op enkele zaken in.

Onderhandelen met een verzekeraar

Indien u gaat onderhandelen met een verzekeraar over een contractverlenging gaat het veelal om de volgende aspecten: kosten (soorten en techniek), financierings- en winstdelingssystemen, exitbepalingen c.q. –voorwaarden maar ook om overige aspecten zoals serviceniveau, ‘boeteclausules’ en wijzigingsbedingen. Echter, naast de inhoud is zowel de strategie als het tijdspad een serieus aspect.  

Wijziging pensioenovereenkomst

Het wijzigen van een pensioenovereenkomst begeeft zich in de arbeidsrechtelijke sfeer. De hoofdregel is dat een regeling niet eenzijdig kan worden gewijzigd, tenzij. Naast individuele afspraken kunnen er collectieve regelingen van toepassing zijn. Tevens speelt, indien aanwezig, de ondernemingsraad een grote rol. Spelen bij het onderhandelen met een verzekeraar de strategie en het tijdspad een belangrijke rol, bij wijziging van een pensioenregeling is het communicatietraject, met bijbehorende emoties, een niet te onderschatten onderdeel.

Samenspel met tussenpersoon

Werkt u samen met een tussenpersoon, dan is niet alleen diverse wetgeving op de tussenpersoon van toepassing (BW, Wft, BGFO, NRgfo; over onder andere provisiespelregels en zorgplicht), maar ook diverse regelgeving van de AFM. Provisie beïnvloedt namelijk direct de hoogte van de premie, de afkoopwaarde, etc. De AFM heeft de werkwijze waaraan tussenpersonen materieel moeten voldoen vastgelegd in leidraden. Ook heeft de AFM aangegeven dat zij de inhoud van deze leidraden zal laten toetsen door de rechter, zodat deze in de toekomst door jurisprudentie zou kunnen worden afgedwongen. Het gaat hierbij onder andere om de grenzen van de zorgplicht, een onderzoek naar de financiële positie van de werkgever door de tussenpersoon, de risicobereidheid van de werkgever, een doorrekening van de premieontwikkeling in de tijd, etc. Voorstellen van de tussenpersoon moeten aan al deze spelregels voldoen. De werkwijze moet verdeeld  zijn in vier fasen: inventariseren, analyseren, adviseren en nazorg geven (artikel 23 Wft) en in het dossier zijn vastgelegd.

Premiecontrole is de kern

Premiecontrole kunt u het beste vergelijken met het maken van een jaarrekening. Is de jaarrekening niet af, dan kunt u de handelsbalans niet deponeren, de bank zal de financieringsaanvraag niet in behandeling kunnen nemen, u kunt geen aangifte doen voor de IB en/of de Vpb. Premiecontrole is de spin in het web van pensioenbeheer. Wilt u bij de aankomende wijzigingen (verschuiven van de pensioenleeftijd, wijziging inbouw AOW e.d. ) uw cliënten bij kunnen staan – nogmaals: niet als specialist, maar als regisseur, aanspreekpunt en controleur – dan is financiële inzichtelijkheid een voorwaarde. Pensioenbeheer middels een jaarlijkse premiecontrole is voor accountants verreweg de meeste praktische methode. Wilt u meer doen dan premiecontrole, dan dient u zich af te vragen of sprake is van generiek advies of specifiek advies. Voor dat laatste is een vergunning nodig. 

[Drs. Servaas M.M. Vrijburg FB, als pensioenfiscalist verbonden aan Fiscount]

[1] Voor een woekerpensioen gelden overigens andere criteria dan voor een woekerpolis