Daarnaast worden als gevolg van de soms gebrekkige processen en beheersmaatregelen veranderingen in bijvoorbeeld de huwelijkse staat onjuist verwerkt, waardoor pensioenrechten niet goed worden toegekend. Tenslotte kan door de beperkte beschikbaarheid van historische data de juistheid van toegekende pensioenrechten niet altijd worden vastgesteld. De financiële gevolgen hiervan voor zowel de deelnemer als het pensioenfonds kunnen groot zijn. ‘Juist in een tijd waarin het vertrouwen in de pensioensector onder druk staat, is het essentieel dat er geen twijfel is aan de kwaliteit van de pensioenadministratie en dat pensioenfondsen hun administratie periodiek doorlichten,’ zegt Edward Snieder, segmentleider Pensioenfondsen bij KPMG.

Eigen beheer

Uit onderzoek dat KPMG ieder jaar uitvoert onder honderd Nederlandse ondernemingspensioenfondsen blijkt dat veel pensioenadministraties niet in eigen beheer worden uitgevoerd. Snieder: ‘Slechts 29% van de fondsen heeft de pensioenadministratie in eigen beheer. Het uitbesteden van de pensioenadministratie vergroot de noodzaak om de kwaliteit van de pensioenadministratie periodiek te toetsen. Pensioenfondsen kunnen zelf stappen nemen om de kwaliteit van de administratie in kaart te brengen en eventuele fouten te herstellen. Ten aanzien van de beschikbaarheid van historische data zullen nu structurele maatregelen genomen moeten worden waardoor deze oorzaak op de langere termijn niet langer meer een issue zal zijn. En ook de gebrekkige processen en beheersmaatregelen kunnen direct structureel worden verbeterd. Voor een aantal oorzaken is het echter niet mogelijk om direct de kwaliteit van de administratie te verbeteren. De complexiteit van de regeling kan doorgaans niet door pensioenuitvoerders worden beïnvloed.’

Self assessment

Snieder pleit ervoor dat pensioenfondsen periodiek een ‘self assessment’ uitvoeren op de pensioenadministratie. Snieder: ‘Hiermee wordt duidelijk welke tekortkomingen de administratie kent en op welke gebieden de risico’s op fouten het grootst zijn. Het gaat hierbij onder meer om waarschijnlijkheidscontroles, zoals een leeftijdscontrole of een controle op de verhouding tussen partnerpensioen en ouderdomspensioen. Komen er bijvoorbeeld deelnemers in de administratie voor die ouder zijn dan honderd jaar of wijkt de verhouding van het partnerpensioen ten opzichte van het ouderdomspensioen sterk af van het pensioenreglement dan is het duidelijk dat nader onderzoek vereist is. Door middel van dit soort eenvoudige controles kunnen fouten aan het licht worden gebracht. Ook de pensioenfondsen zelf zijn zich bewust van het feit dat ze kunnen bijdragen aan een betere pensioenadministratie. Bijna 60% van de onderzochte fondsen ziet meerwaarde in het uitvoeren van een self-assessment op de pensioenadministratie.’
Foutenkans

Snieder verwacht niet dat de complexiteit van de pensioenregelingen en de administraties over tien jaar zal zijn afgenomen vanwege de periodieke aanpassing van de pensioenleeftijd aan de levensverwachting. Snieder: ‘De foutenkans in de administratie van het fonds zal om deze reden niet kleiner zijn. Door de periodieke aanpassing van de pensioenleeftijd zullen zelfs hogere eisen worden gesteld aan de interne beheersing en met name aan de inrichting van de systemen. En ook het archiveren van historische gegevens zal zeker gezien de complexiteit van het probleem over tien jaar nog voor problemen zorgen, ongeacht het feit of hiervoor tegen die tijd beleid bestaat.’