Eén op de vier pensioenfondsen heeft zelfs vier tot zes maanden nodig om een concept-jaarrekening op te leveren en bij 2% van de fondsen duurt het opstellen van de ongecontroleerde concept-jaarrekening langer dan een half jaar. Hoewel de fondsen wettelijk gezien een periode van zes maanden beschikbaar hebben voor het opstellen van hun jaarverslag en toezichtrapportage, is het volgens Edward Snieder, segmentleider Pensioenfondsen bij KPMG, niet meer van deze tijd om zo slecht te scoren op de snelheid van hun informatievoorziening. Snieder: ‘De turbulentie in de markt en het toegenomen belang van risicomanagement vereisen dat hier snel verandering in komt.’

Proactief sturen

Het heeft volgens Snieder immers weinig zin om een organisatie aan te sturen op basis van cijfers die de situatie van een half jaar geleden weergeven. Snieder: ‘Eerder inzicht in juiste en betrouwbare informatie biedt bestuurders meer gelegenheid tot acteren. Zo kunnen besturen echt proactief sturen in plaats van reactief volgen. Van groot belang in een sneller proces is de rol van de pensioenuitvoeringsorganisaties: deze moet de informatievoorziening versnellen. Dit is één van de aspecten waarop uitvoeringsorganisaties elkaar beconcurreren. Als pensioenfondsen meer tijd beschikbaar hebben voor analyse, kunnen zij ook een beter begrip opbouwen van de cijfers. Dit leidt ook tot een verhoging van het kennis- en deskundigheidsniveau van bestuurders. Doordat een bestuur concreter inzicht verwerft in de aard van de beleggingen, de waarderingsmethoden en de met de beleggingen samenhangende risico’s kan het zijn risicomanagement versterken. Zij worden hierdoor minder afhankelijk van derden bij de interpretatie van cijfers, kunnen kritische vragen in de richting van de vermogensbeheerder formuleren en zijn ook beter in staat om zelf tijdig fouten te constateren.’

Standaardiseren van processen 

Door het standaardiseren van processen en het efficiënter en effectiever inrichten van het afsluitingsproces kan volgens Snieder veel tijd worden bespaard bij zowel de inzet van eigen functionarissen en derden, zoals de actuaris en de accountant. Snieder: ‘Hierbij kan worden gedacht aan het minimaliseren van het aantal versies van de jaarrekening. Dit kan door een goede procesplanning, maar ook door duidelijke afspraken te maken tussen uitvoeringsorganisaties, pensioenfonds, accountant en de actuaris over aanpassingen. De geschetste kwaliteitsverbetering van het financieel afsluitingsproces kan een pensioenfonds de uitvoeringsorganisaties helpen om de kwaliteit van de informatie te verhogen, kosten beheersbaar te houden en zichtbaar meer ‘in control’ te raken. In de huidige complexe markt wordt dit steeds belangrijker. Het eerder beschikbaar zijn van financiële gegevens is van groot belang, omdat daardoor meer gelegenheid ontstaat voor analyse en proactief handelen. Bovendien vormt het een stimulans voor de deskundigheid van bestuurders.’