Frans Rikhof is geen accountant, geen fiscalist, geen jurist, geen bedrijfseconoom. En toch is hij een professional bij een van de Big 4. Wanneer een accountant of een fiscalist binnen Ernst & Young de interne database raadpleegt, op zoek naar het laatste arrest, de meest recente wetgeving, of een wetsartikel uit 2004, een commentaar, een annotatie bij een arrest, de wetsgeschiedenis of jurisprudentie dan is Frans Rikhof er verantwoordelijk voor dat de juiste informatie bij die professional terechtkomt. Frans Rikhof is historicus. En in een studie geschiedenis leer je een ding: een historicus mag zich overal mee bemoeien. Dat betekent ook dat hij – sinds dat hij 1993 bij Ernst & Young in dienst trad – wel het een en ander geleerd heeft over fiscaliteit en accountancy. Hij noemt zichzelf soms, met enig gevoel voor understatement, databoer. Zijn taak is breder: het ordenen, organiseren en toegankelijk maken van informatie ten behoeve van professionals.

Binnen accountantskantoren is dat essentieel. Professionals willen op een ding blind kunnen varen: de betrouwbaarheid van de informatie waar zij mee werken. Daar wordt Frans Rikhof binnen Ernst & Young op afgerekend. Geen ouderwetse bibliothecaris. Wel een ICT-er die alles afweet van HTML, queries, databases, zoekstructuren. Ook een ICT-er die weet hoe zijn klanten - de professionals binnen E & Y – denken. En ook iemand die inmiddels een beetje thuis in de wereld van fiscaliteit en accountancy.

De noodzaak ervan kan hij in een paar zinnen uitleggen: ‘Het is belangrijk om tegen een klant te kunnen zeggen: uit onze analyse blijkt - gebaseerd op de wetsartikelen, de toelichting daarbij, de uitleg en de jurisprudentie – dat iets wel of niet zo is. Wij moeten zekerheid verschaffen. Daarom moeten we de wetsbesluiten tot onze beschikking hebben en de Kamerstukken waarin je kunt lezen hoe de wetgeving is bedoeld en hoe de magistratuur er over denkt. Wij moeten zekerheid verschaffen. Dat is voor een kantoor een absolute noodzaak, bij een onvoldoende onderbouwing krijg je immers de deksel op de neus.’

‘Fiscaliteit is een beroep met een hoge omloopsnelheid van informatie,’ constateert hij. Iedere week is er een royaal aanbod vanuit verschillende leveranciers. Die informatie moet compleet en accuraat zijn. ‘Anders werk je met een gecorrumpeerde gereedschapskist.’ Dat maakt het volgens hem wel een vruchtbare bodem voor uitgevers. ‘Vanuit de overheid komt veel fiscale informatie. Voor de advieswereld is dat prachtig, want dan heb je het standpunt van de overheid. Dat is vaak veel mooier dan commentaar vanuit je eigen bloedgroep. Wanneer de auteur iemand bij het ministerie is dan weet je hoe er daar gedacht wordt. Informatie is van primair belang het is een constant infuus.’

Alles weten kan niet

‘Alles is ook een groot woord, het gaat wel om de context. De vraag van een cliënt moet goed worden beantwoord. Het gaat om de methodologie: weten waar moet je kijken en hoe je dat moet inschatten. De maatschappelijke context is dan belangrijk. Ik kan mij goed voorstellen dat een Vpb-specialist toch ook even wil kijken naar de consequenties voor de OB. Specialisatie in teams is onmiskenbaar een tendens, de generalisatie moet je dan weer zoeken in het overleggen met andere specialisten. Zo werkt dat. De diepte in, maar de breedte niet verliezen.’

Wat voor problemen geeft dat: we kunnen het niet meer overzien? Dan komen ze bij jou?

‘Dan gaan we zoeken. Vroeger deden we dat in de registers, of in de inhoudsopgave van vakbladen. Nu gaat het anders. Stel je zoekt binnen de Vpb iets over de fiscale eenheid bijvoorbeeld art 15. Dan is het belangrijk te weten welke bronnen daarbij horen. Uitgevers bieden daarover een breed scala. Kluwer SDU, Reed; dat moet je allemaal hebben. Wij kunnen niet tegen een uitgever zeggen: wij zijn specialist doe mij uit dat tijdschrift alleen maar die artikelen. Zo werkt het niet. Het aanbod is breed: V-N, BNB WFR, enz. E&Y heeft een breed fiscaal perspectief. Je kunt wel inzoomen. Dat doen we hier. Op basis van deze fiscale content en actuele onderwerpen maken wij prefab queries. Wij zorgen in termen van soep, voor een fond, de basisingrediënten. Op basis daarvan kunnen professionals zelf zoeken zonder dat zij ingewikkelde queries – zoekvragen - hoeven te bedenken. We maken het mogelijk dat mensen sneller bij de informatie komen die ze nodig hebben. Op die basis hebben we flink wat fiscale dossiers gemaakt over talloze onderwerpen. Daarbij integreren we de content van 25 verschillende leveranciers. Wij ontdekten al vrij vroeg de macht van de zoekvraag.’

Zoeken

Hij geeft het voorbeeld van jurisprudentie. Jurisprudentie verschijnt in verschillende tijdschriften: BNB, WFR, NTFR, enz. Je hebt echter meer zoekcriteria nodig: datum, rolnummer, HR, gerechtshof, enz. Verschillende leveranciers annoteren dat niet allemaal op dezelfde manier. ‘Dat hebben wij opgelost en gevat in prefab queries. Je kunt niet verwachten dat een normale gebruiker die maakt. Rekening houden met verschillende vindplaatsen, verschillende annotatiewijzes, enz. Dat hebben we geautomatiseerd. Fiscalisten kijken naar de inhoud, wij kijken naar structuur. Wij hebben nu zo’n 70.000 queries. De mensen zien alleen resultaat.’

Toch is het niet helemaal de moderne tijd bij Ernst & Young. Net zo als op de PC een floppy disc het icoontje is voor opslaan, kent het systeem van Frans Rikhof nog het begrip ‘losbladige.’ En dat terwijl er al jaren geen papier meer naar binnen wordt gedragen. Losbladige staat dan voor referentie- en naslagwerken. De verklaring is eenvoudig: een tijdschriftartikel is actuele informatie, een boek is wetenschappelijk en in een bepaald jaar verschenen en heeft daarmee vaak een beperkte levensduur. Losbladigen zitten nog steeds bij veel professionals tussen de oren. Dergelijke uitgaven horen per definitie up to date te zijn. Omdat de omloopsnelheid van fiscale informatie nu eenmaal hoger is dan van accountancy lag de start van dit project bij de fiscalisten. Accountancyinformatie is nu ook opgepakt. Accountancy maakt nu echter wel deel uit van het informatieaanbod.

Rubick’s Cube

‘Wij zien informatie als een Rubick Cube. Je moet het kunnen draaien. Hier zie je nieuwsvoorziening, arresten, wetgeving, boeken, naslag, tijdschriftartikelen, vergelijkingen, alles is ontsloten via prefab queries. Zo krijgt de gebruiker nieuwspagina’s of attenderingen. Nieuws is wat er nieuw in databank komt. Informatie wordt gepresenteerd in HTML en soms ook nog in PDF.’

Het resultaat wordt uiteindelijk geleverd door uitgevers die de inhoudelijke informatie leveren. Portal One – de database die als opbergsysteem – boekenkast- fungeert en Autonomy als zoekinstrument waarin alle queries worden gemaakt. De interface is uiteindelijk het werk van Ernst & Young zelf.

Hoe organiseer je dat?

‘Content komt van externe leveranciers. Contentintegratie – daar hebben we het hierover – doen we zelf. Daarvoor gebruiken we ICT-tools. Hiervoor hebben we intern een afdeling van rond de 10 FTE’s. Die zijn niet zo zeer verantwoordelijk voor de fysieke techniek, maar wel dat het systeem werkt en up-to-date is. Het is ook eigenlijk een permanente Beta-versie. Het systeem is nooit af. Er komt dagelijks informatie bij die wij in samenwerking met bureau vaktechniek classificeren, ordenen, opbergen en aan de professionals ter beschikking stellen.’

Wat is nu ‘the next level?’

‘Mensen gaan nog steeds uit van een eigen beeld van wat ze willen zoeken. Als je dit zoekt dan zou dat en dat er misschien ook bij kunnen horen. In het gebruik van taal zou je naar synoniemen en werkwoordsvarianten kunnen kijken. Echter het zoekresultaat moet altijd betrouwbaar en voorspelbaar zijn. Je kunt bijvoorbeeld wel zoeken op relevantie. Maar wat weet je als een bepaalde term ergens 14 keer in voorkomt, of 24 keer? Wij zoeken altijd op datum, het jongste document bovenaan. Het laatst verschenen is het meest relevant.’