Accountants moeten zelf bij de softwareleveranciers aangeven wat zij willen en hoe zij dat willen. Dankzij XBRL wordt het eenvoudiger om over te stappen naar een andere leverancier. Wanneer een softwareleverancier nog niet klaar is met XBRL, dan is zijn concurrent dat misschien wel. Maar pas op dat geldt ook voor uzelf.

Implementatie

Accountantskantoren moeten nu echt nadenken over XBRL-implementatie en concreet tot actie over gaan. Zo’n strategische beslissing moet weloverwogen worden genomen. Kantoren kiezen nu nog vaak voor tussenoplossingen. Zij implementeren XBRL ‘bovenop’ de rapportgenerator. Hierbij wordt eerst de jaarrekening gemaakt volgens het traditionele proces. Vervolgens wordt op basis van het rapport soms cel voor cel de koppeling gelegd met de definities in de taxonomieën en XBRL. Daarmee kan de jaarrekening met één druk op de knop naar de Belastingdienst, KvK of CBS gestuurd worden. Deze implementatie levert nauwelijks efficiencyvoordelen op. De jaarrekening moet nog altijd presenteerbaar worden gemaakt met behulp van de de rapportgenerator. Op deze wijze is audit en control van de koppeling erg tijdrovend en nauwelijks uitvoerbaar. Het leggen en controleren van koppelingen op celniveau is omslachtig.

In de ideale situatie is XBRL direct geïmplementeerd in de financiële software. Dat kan wanneer de fiscale definities en de definities voor de jaarrekening in de basisapplicaties zijn opgenomen. Dat wordt nu reeds door een aantal leveranciers aangeboden. Eén XBRL-rapportage is dan het logische gevolg en is direct beschikbaar wanneer de kolommenbalans volledig is uitgewerkt. Op dat moment is en de jaarrekening en de fiscale aangifte klaar en kan dit met één druk op de knop verzonden worden naar elke gewenste partij.

Deze ideale situatie is nog niet voor alle kantoren haalbaar. Veel kantoren werken met softwarepakketten van verschillende leveranciers. Er zijn geen softwareleveranciers die hiervoor een totaaloplossing bieden. Sommige leveranciers zullen binnen deze pakketten de desbetreffende jaarrekening of aangifte als XBRL-formaat (“save as”) kunnen opslaan of zullen dat gaan ondersteunen (uitgezonderd van de leveranciers die aangeven niets met XBRL te gaan doen!).

Veranderingen in de werkprocessen

Digitalisering en standaardisatie van de rapportageketen leidt ook tot digitalisering in de communicatie met de klant. Door XBRL wordt het eenvoudiger een klantenportal te implementeren ten behoeve van de bedrijfsprocessen binnen het accountantskantoor. Zo kan de ondernemer altijd en overal inzage krijgen in de financiële gegevens van zijn onderneming en akkoord geven op een aangifte of een jaarrekening. Met behulp van een klantenportal kan de ondernemer zijn gegevens op een efficiënte manier digitaal aanleveren en inzien. XBRL-implementatie hangt hier dus nauw samen met de digitalisering en automatisering van de workflow binnen het accountantskantoor. Digitaliseren van werkprocessen, online communicatie met de klant, standaardiseren van gegevensuitwisseling met XBRL; het gaat over efficiënter werken en optimalisering van communicatie met alle betrokkenen.

Communicatie met de cliënt

Het ideaalbeeld voor XBRL is dat de XBRL-definities in de financiële en fiscale software is opgenomen. Daarnaast is een klantenportal een ideaal instrument om de communicatie met de ondernemer te faciliteren.

Daarvoor moet u uw eigen orghanisatie wel een atl vragen voorleggen.

1.       Kennis

U moet goed op de hoogte zijn van de fundamentele wijzingen in uw vakgebied. Wat betekent de samenval van de fiscale bedrijfseconomische jaarrekening nu echt voor u en voor uw klant? Welke gevolgen heeft dat voor uw samenstelling-, en belastingpraktijk. Moet u die samensmelten tot één. Waar doet u de verkorte winstaangifte voor uw klanten en wat betekent horizontaal toezicht voor u? En daarboven op; is het belang van de jaarrekening nog wel hetzelfde als tot nu toe of gaat uw dienstverlening over in meer permanente begeleiding van uw klant? Zeker wanneer de banken hun rapportage in XBRL willen gaan ontvangen.

2.       XBRL

XBRL is een technische standaard. Maar u moet als gebruiker wel voldoende basiskennis hebben om boven de materie te kunnen staan. Uitsluitend vertrouwen op de softwareleverancier is wellicht een te optimistische benadering. Zeker wanneer die aangeven dat XBRL toch niks is en het slechts als een ‘save as’ te zien.

3.       Communicatie

Werkt u met een klantenportal of blijft uitsluitend op papier communiceren? Een portal werkt sneller en efficiënter. Bovendien biedt goede communicatie met uw klant meer kansen op aanvullende dienstverlening en is daarmee een uitstekende lock-in van de klant.

Hoe ver een kantoor is hangt van de hiervoor genoemde drie punten af.

Dit artikel biedt geen pasklaar antwoord voor elke stap. Gebruik van XBRL-technologie kan niet dwingend worden voorgeschreven. Echter zonder de mobiele telefoon, e-mail of internet, kan dienstverlening inmiddels ook niet meer functioneren.

Mark Bisschop, Van der Veen & Kromhout registeraccountants, Student Nivra-Nyenrode

(bijdrage op persoonlijke titel)

Paul Snijders

Directeur Semansys Technologies

Vice chair XBRL Nederland

Gastdocent NIVRA-VERA