Slechts 12 van de 27 onderzochte HRM-systemen bevatten meer dan de helft van de benodigde functionaliteit om de kosten en het rendement van human resources inzichtelijk te maken. Overigens ondersteunen de meeste systemen de basisprocessen, zoals instroom, doorstroom en uitstroom.

Kostenbesparingen

‘In de huidige turbulente tijden zijn organisaties voortdurend op zoek naar mogelijkheden tot kostenbesparingen,’ constateert Bart van Strijen van KPMG IT Advisory. Van Strijen: ‘De personeelskosten zijn daarbij vaak de grootste kostenposten binnen organisaties. Het herinrichten en optimaliseren van personeelsbeheer kan leiden tot grote besparingen. Dit vraagt om inzicht in de feiten en cijfers over de HRM-functie die in het algemeen ontleend worden aan het HRM-systeem dat de organisatie ter beschikking staat. Van oudsher vervulden HRM-systemen een ondersteunende functie bij het registreren en uitvoeren van arbeidsovereenkomsten en de daaraan verbonden wet- en regelgeving. Deze systemen waren primair bedoeld voor salaris- en personeelsadministratie. De hedendaagse HRM-systemen bieden echter steeds vaker ondersteuning bij het nemen van managementbeslissingen op het gebied van loopbaanplanning en -ontwikkeling en competentiemanagement. Slechts weinig organisaties blijken te kiezen voor het zelf ontwikkelen van een HRM-systeem. De bestaande systemen kunnen immers vaak worden gemodelleerd naar de specifieke processen van de organisatie. De zoektocht naar een nieuw systeem is echter niet eenvoudig. Elke systeem kent zijn eigen mogelijkheden en het is niet altijd eenvoudig inzicht te krijgen in de functionaliteit van deze systemen. Een systeem dat maximaal scoort op functionaliteit is niet per definitie het beste systeem. Ieder systeem heeft specifieke eigenschappen en sterke en zwakke punten. De bekendere systemen bieden ook niet per definitie betere oplossingen. Bovendien spelen de kosten van aanschaf, licentie en onderhoud een rol bij de keuze.’

Functionaliteiten

Van Strijen ziet naast het onderbrengen van steeds meer basisfunctionaliteit in n systeem een ontwikkeling naar het bieden van specifieke functionaliteit, zoals op het gebied van payroll en sollicitant self service, maar ook specifieke functionaliteit voor bijvoorbeeld het onderwijs. Van Strijen: ‘Er zijn echter veel meer mogelijkheden voor HRM-systemen om zich ten opzichte van elkaar te onderscheiden. Mogelijk gaat de markt voor HRM-systemen een zelfde ontwikkeling doormaken als de ERP-markt, waar systemen steeds meer ketenintegratie gaan ondersteunen, zowel horizontaal binnen organisaties als verticaal tussen organisaties.’