Om richting te geven aan de accountantsorganisaties heeft de AFM medio 2010 een interpretatie uitgebracht over het melden van incidenten. Deze interpretatie is gepubliceerd op de website van de AFM. De AFM verwacht als gevolg van deze interpretatie een toename van het aantal incidentmeldingen.

Voorbeelden van incidenten

Accountantsorganisaties moeten incidenten met ernstige gevolgen voor de integere uitoefening van het bedrijf melden aan de AFM. Incidenten kunnen verband houden met wettelijke controleopdrachten, maar dat hoeft niet. De eisen die de Wet toezicht accountantsorganisaties (WTA) stelt aan de integere bedrijfsvoering van accountantsorganisaties zijn namelijk niet gekoppeld aan een bepaalde vorm van dienstverlening. Hieronder volgt een aantal voorbeelden van situaties waarbij accountantsorganisaties een incidentmelding moeten overwegen:

• een boekhoudfraude bij de cliënt van de accountantsorganisatie;
• Een fraudemelding door de externe accountant bij de KLPD;
• het faillissement van een controlecliënt kort nadat de accountantsorganisatie een goedkeurende verklaring heeft afgegeven bij de jaarrekening;
• strafbare feiten zoals valsheid in geschrifte, witwassen, corruptie en fiscale delicten;
• overtredingen van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en van de meldplichten in de Wet op het financieel toezicht (Wft);
• overtredingen van de WTA, het Besluit toezicht accountantsorganisaties (BTA) en de beroepsregelgeving, zoals de Verordening accountantsorganisaties en de NV COS, zoals de afgifte van een onjuiste of onvoldoende onderbouwde accountantsverklaring;
• een ernstige overtreding van de onafhankelijkheidsregels door de accountantsorganisaties of (externe) accountants;
• een onderzoek door de FIOD-ECD, Ondernemingskamer, NMa of SEC naar de dienstverlening van de accountantsorganisatie en/of handelingen van haar medewerkers;
• het indienen van een aanzienlijke aansprakelijkheidsstelling door een controlecliënt tegen een accountantsorganisatie;
• negatieve berichtgeving in de media over de betrokkenheid van de accountantsorganisatie, haar medewerkers of cliënten van de accountantsorganisatie bij strafbare feiten of wetsovertredingen.

Hoe moeten incidenten worden gemeld?

Een accountantsorganisatie moet incidenten onverwijld melden met het Formulier M, dat beschikbaar is op Loket AFM (https://www.loket.afm.nl).

Wat doet de AFM met een melding?

Na ontvangst van een incidentmelding beoordeelt de AFM of een accountantsorganisatie haar eigen verantwoordelijkheid neemt of heeft genomen in situaties met ernstige gevolgen voor de integere bedrijfsvoering. De AFM zal hierbij de volgende vraag stellen: onderkent een accountantsorganisatie situaties met ernstige gevolgen voor de integere bedrijfsvoering tijdig en treft zij de juiste maatregelen? De maatregelen van de accountantsorganisaties zullen namelijk moeten zijn gericht op het beheersen van de integriteitsrisico’s (zie hierna) en op het voorkomen van herhaling van een incident. Indien nodig zal de AFM nadere informatie over het incident opvragen bij de accountantsorganisatie of eventueel een onderzoek starten.

Wat is van belang voor accountantsorganisaties?

Als onderdeel van de bedrijfsvoering zal een accountantsorganisatie haar integriteitrisico’s moeten beheersen. De WTA noemt de volgende integriteitrisico’s:

• betrokkenheid van de accountantsorganisatie, de externe accountants of andere medewerkers bij strafbare feiten en andere wetsovertredingen die het vertrouwen in de accountantsorganisatie of in de financiële markten kunnen schaden;
• verstrengeling van tegenstrijdige belangen;
• relaties met cliënten die het vertrouwen in de accountantsorganisatie of in de financiële markten kunnen schaden.

Als zich ondanks risicobeheersing toch incidenten voordoen die de integriteit bedreigen, zal de accountantsorganisatie daarop adequaat moeten reageren. Incidenten kunnen immers impact hebben op het vertrouwen in (c.q. de reputatie van) de accountantsorganisatie en de externe accountant. Dit vertrouwen is van invloed op het adequaat functioneren van de financiële markten. Omdat het maatschappelijk verkeer moet kunnen uitgaan van de juistheid van de verstrekte accountantsverklaringen, zullen accountantsorganisaties er alles aan moeten doen om schadelijke situaties te beheersen. Dit kan door een goed management van de voorkomende incidenten en het volgen van de procedure van incidentmeldingen. Door een tijdige melding aan de AFM kan een accountantsorganisatie aantonen dat zij actief handelt en de juiste maatregelen neemt als onverhoopt toch iets is misgegaan. Een accountantsorganisatie kan dus aantonen dat zij een juiste ‘tone at the top’ voert als het gaat om het beheersen van integriteitrisico’s.

Welke wettelijke normen gelden voor incidentmeldingen?

Een accountantsorganisatie zal bij de beoordeling of sprake is van een incident dat moet worden gemeld aan de AFM de Interpretatie Incidentmeldingen moeten raadplegen. Deze is te vinden op de website van de AFM[1]. In het onderstaande zijn de belangrijkste onderdelen van deze interpretatie opgenomen:

• betrokkenheid bij strafbare feiten en wetsovertredingen;
• ernstige gevolgen;
• situatie van tegenstrijdige belangen.

Betrokkenheid bij strafbare feiten en wetsovertredingen

Een incident kan betrekking hebben op strafbare feiten en wetsovertredingen. Niet alle strafbare feiten en wetsovertredingen zijn echter een incident. Dit is alleen het geval als zij of de wijze waarop ermee wordt omgegaan het vertrouwen in de accountantsorganisaties of de financiële markten kunnen schaden en daardoor ernstige gevolgen hebben voor de integere uitoefening van het bedrijf.

Een strafbaar feit of wetsovertreding hoeft niet in rechte (onherroepelijk) vast te staan om als incident te kunnen kwalificeren. Ook feiten en omstandigheden die kunnen duiden op een strafbaar feit of wetsovertreding kunnen als incident kwalificeren.

Het maakt niet uit door wie een gedraging plaatsvindt om te kwalificeren als incident. Van belang is dat er ‘betrokkenheid’ is van de accountantsorganisatie en/of haar medewerkers. Van betrokkenheid is vanzelfsprekend sprake als een incident betrekking heeft op gedragingen van de accountantsorganisatie, haar externe accountants of overige medewerkers, zoals personeelsleden, bestuurders of commissarissen van de accountantsorganisatie.

Daarnaast is ook sprake van betrokkenheid wanneer de accountantsorganisatie wetenschap heeft van (feiten en omstandigheden die duiden op) strafbare feiten of wetsovertredingen die door een derde zijn begaan. Een derde kan bijvoorbeeld een controlecliënt of een netwerkonderdeel zijn. Deze wetenschap kan de accountantsorganisatie verkrijgen door het uitvoeren van werkzaamheden bij een cliënt of via de media. De betrokkenheid van de accountantsorganisatie zal snel worden aangenomen wanneer een accountantsorganisatie wetenschap heeft van relevante strafbare feiten of wetsovertredingen bij netwerkonderdelen in Nederland die onder dezelfde of vergelijkbare naam (brand) opereren in de markt als de juridische entiteit van de accountantsorganisatie.

Ernstige gevolgen

De WTA schrijft niet voor wat ‘ernstige gevolgen voor de integere uitoefening van haar bedrijf’ zijn. Dit is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. De accountantsorganisatie zal moeten beoordelen of sprake is van situaties die ernstige integriteitrisico’s tot gevolg hebben. De integriteitrisico’s zijn namelijk afhankelijk van de aard, de grootte en de plaats van de activiteiten evenals van de cliënten en andere relaties. Een andere belangrijke factor is de potentiële schade van het incident voor de financiële markten, waaronder ook het verlies van vertrouwen in de accountantsorganisatie en de financiële markten.

De impact van incidenten zal doorgaans hoger zijn wanneer het incident betrekking heeft op organisaties van openbaar belang (OOB’s) en wanneer (mede)beleidsbepalers en externe accountants bij het incident zijn betrokken.

Situatie van tegenstrijdige belangen

Een accountantsorganisatie dient het belang van de gebruikers van de jaarrekening door een kritische controle uit te voeren op de getrouwheid van de cijfers. Daarbij kunnen de accountantsorganisatie en haar medewerkers te maken krijgen met andere belangen, zoals financiële, zakelijke, arbeids-, familie- en persoonlijke relaties. Als die andere belangen te groot worden, kan dat leiden tot een situatie van tegenstrijdige belangen die gevolgen hebben voor de integere bedrijfsuitoefening van de accountantsorganisatie. De onafhankelijkheidsregels die zijn opgenomen in de wetgeving en de beroepsreglementering moeten de onafhankelijkheid van de accountantsorganisaties en haar medewerkers waarborgen. Een ernstige overtreding van deze onafhankelijkheidsregels kan leiden tot dusdanige tegenstrijdige belangen dat de integere bedrijfsuitoefening van de accountantsorganisatie wordt bedreigd.

Drs. Martijn van Opijnen RA is beleidsmedewerker en mr. Franciska Pouw is senior beleidsmedewerker bij de afdeling Toezicht accountantsorganisaties van de AFM.

[1] http://www.afm.nl/nl/professionals/regelgeving/interpretaties/incidentmeldingen.aspx.